Ook BC Level heeft onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een informatieplicht. Dat betekent dat wij verplicht zijn om nieuwe en bestaande leden duidelijk moeten informeren over wat wij met hun persoonsgegevens doen en waarom. In de praktijk is een privacyverklaring de manier om aan deze verplichting te voldoen.

Onze privacyverklaring lees je hieronder. Heb je nog vragen hierover, dan kun je meer info krijgen via het bestuur.

Privacyverklaring Badminton Club Level.

1. Algemeen.

BC Level beheert de gegevens in de ledenadministratie conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Waar in deze privacyverklaring wordt gesproken over ‘leden’ geldt dit voor alle leden van BC Level. Met het aanvaarden van het lidmaatschap aanvaarden de leden ook de inhoud en strekking van deze privacyverklaring.

2. Welke gegevens bevat de ledenadministratie?

Leden verstrekken bij aanvang van hun lidmaatschap de volgende gegevens:

Voorletter(s) of -naam en achternaam*
geboortedatum en -jaar*
adres, postcode en woonplaats*
e-mailadres*
(mobiel) telefoonnummer*
geslacht.

De gegevens met een * gemerkt, moeten verplicht worden verstrekt.

Daarnaast worden gedurende het lidmaatschap door de penningmeester gegevens bijgehouden over:

het jaar waarin het lidmaatschap is ingegaan;
de datum waarop betalingen zijn ontvangen (contributies) voor het lopende jaar;
de specificatie van de ontvangen bedragen voor het lopende jaar;
nummer bankrekening (IBAN) van het lid.

Voorts wordt in de ledenadministratie een overzicht bijgehouden van alle mutaties die zijn verwerkt, zoals opzeggingen, gewijzigde gegevens en dergelijke.

3. Waarom houdt de vereniging deze gegevens bij?

Voor het toezenden van informatie die in print verschijnt, worden gebruikt: de voorletters of voornaam, de achternaam, en het adres.
Voor het elektronisch toezenden van mededelingen (bv lief & leed aangelegenheden, bulletin en nieuwsbrieven) wordt het e-mailadres gebruikt.
Voor het bereiken van een lid met vragen of mededelingen over verenigingsaangelegenheden worden het vaste telefoonnummer, het mobiele telefoonnummer en/of het e-mailadres gebruikt.
Voor het juiste financiële beheer worden de specificaties bewaard van binnengekomen bedragen en de datum waarop dat is gebeurd. Deze gegevens worden ook gebruikt om een eventuele betaalherinnering te versturen.

4. Toestemming tot het verzamelen en het gebruik van de gegevens.

Voor leden die per ingangsdatum van deze privacyverklaring tot de vereniging behoren geldt dat zij op de hoogte worden gesteld van het bestaan en de inhoud van deze privacyverklaring en dat zij stilzwijgend toestemming verlenen. Deze leden hebben de mogelijkheid om bezwaren in te dienen en/of het lidmaatschap te beëindigen.
Voor leden die na de ingangsdatum van deze privacyverklaring tot de vereniging toetreden, geldt dat zij bij schriftelijke aanmelding aangeven dat zij bij ondertekening kennis genomen hebben van deze privacyverklaring en de bedoelde toestemming verlenen.

5. Inzage en wijziging van gegevens.

Leden hebben het recht op inzage, rectificatie en aanvulling van de gegevens die over hen in de ledenadministratie worden bijgehouden. Een verzoek om deze gegevens te mogen inzien, wordt gericht aan de penningmeester van de vereniging als bedoeld in artikel 8, onder 2.
Leden hebben het recht om eerder verstrekte gegevens te laten muteren, zoals bij verhuizing. Een verzoek om deze gegevens te muteren, wordt gericht aan de penningmeester als bedoeld in artikel 8, onder 2.
Leden hebben het recht om zich af te melden voor het toezenden van informatie via elektronische kanalen en/of per post. Een verzoek daartoe wordt gericht aan de penningmeester als bedoeld in artikel 8, onder 2.

6. Vernietigen van de gegevens.

Na opzegging van het lidmaatschap worden de gegevens van het lid door de penningmeester bewaard, tenzij het lid bij of na de opzegging verlangt dat die gegevens worden verwijderd.
De gegevens van het gewezen lid worden uitsluitend gebruikt:
- voor het afronden van (financieel)administratieve handelingen.
- voor berichtgeving over bijzondere gebeurtenissen en evenementen in de vereniging, zoals reünies, lustrums, toernooien.
Bij overlijden van een lid/donateur kunnen de nabestaanden verzoeken om de gegevens van het overleden lid te verwijderen.

7. Delen van gegevens met derde partijen.

De vereniging deelt, bij het van kracht worden van deze privacyverklaring, geen gegevens uit het ledenregister met derde partijen.
Mocht dit later, om welke reden dan ook, noodzakelijk zijn, dan zal een daartoe strekkende ‘verwerkingsovereenkomst’ met deze partij ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Algemene ledenvergadering. Voor goedkeuring is de gewone meerderheid van de aanwezige, stemgerechtigde leden vereist. De goedkeuring wordt vermeld in de notulen van de gehouden vergadering.
Wij kunnen foto’s van bezoekers van en/of deelnemers aan activiteiten op onze accommodatie publiceren op onze website. Leden kunnen bezwaar aantekenen en indien actie van het bestuur verlangd wordt dient het bezwaar uitdrukkelijk gemotiveerd te worden.

8. Hoe gaat de vereniging om met de gegevens en wie mag ze inzien?

De gegevens worden vastgelegd in een elektronisch bestand.
Het bestand wordt beheerd door het lid dat is belast met het bijhouden van de ledenadministratie. Dit lid (de penningmeester) wordt door het bestuur aangewezen.
Het bestand en/of de computer waarin de gegevens worden vastgelegd, is voorzien van een toegangswachtwoord, zodanig dat de gegevens alleen zijn in te zien door de penningmeester.
Op verzoek verstrekt de penningmeester een werkkopie van het actuele ledenbestand aan het bestuurslid of een ander lid van de vereniging dat door het bestuur is belast met taken als facturering en het verzenden van informatie aan de leden.
Na het uitvoeren van de taak waarvoor de werkkopie werd verstrekt, wordt de werkkopie vernietigd. Tot die tijd wordt de werkkopie bewaard op een vergelijkbare wijze als bij punt 3. beschreven.
Met de bestuursleden, alsmede met de onder punt 4. bedoelde leden, wordt een verwerkingsovereenkomst gesloten ter meerdere zekerheid dat de privacy van de gegevens gewaarborgd blijft. Deze overeenkomst kan bestaan uit het ondertekenen van een afschrift van deze privacyverklaring.
Elektronische toezending van informatie aan de leden geschiedt uitsluitend via het opnemen van het emailadres in het “bcc-veld”.
Toezending per post van informatie aan de leden geschiedt uitsluitend per adresplaatje waarop de naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens) van het lid zijn vermeld.

9. Wat gebeurt er als er sprake is van een gegevenslek?

De penningmeester is verplicht om, zodra er vermoeden bestaat dat gegevens van leden door een onbevoegde zijn benaderd – dit ondanks de voorzorgsmaatregelen die redelijkerwijs mogen worden verlangd - , de voorzitter – en bij ontstentenis de secretaris of penningmeester – te informeren over het vermoeden.
De voorzitter/plaatsvervanger stelt de melding aan de orde in de eerstvolgende bestuursvergadering. Het bestuur gaat de ernst van het gegevenslek na, en gaat na welke maatregelen moeten worden genomen om herhaling te voorkomen. De melding en de te nemen maatregelen worden vastgelegd in de notulen.
In geval van een ernstig gegevenslek zal de voorzitter / plaatsvervanger dan namens de vereniging
hiervan melding doen bij de daartoe bevoegde instanties.

10. Hoe worden leden en degenen die inzage hebben in de gegevens geïnformeerd?

Deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.
Alle leden ontvangen bericht over het bestaan van deze privacyverklaring en hebben de mogelijkheid hierop te reageren.
Nieuwe leden gaan expliciet akkoord met deze privacyverklaring.
(Bestuurs)leden die, als aangegeven in deze privacyverklaring, inzage hebben in gegevens uit de ledenadministratie, sluiten een “verwerkingsovereenkomst”, of ondertekenen een afschrift van deze privacyverklaring.
Deze afschriften worden bewaard in de administratie van de secretaris.

11. Hoe kan deze privacyverklaring worden gewijzigd?

Wijzigingen in deze privacyverklaring behoeven de goedkeuring van de Algemene Leden Vergadering. Ter zake gelden dezelfde regels voor besluitvorming als bij het wijzigen van het Huishoudelijk Reglement.
Na besluitvorming is de nieuwe privacyverklaring van kracht vanaf de dag dat het besluit is genomen. Alle leden die op dat moment tot de vereniging behoren, worden geacht ermee in te stemmen. Het voorgaande beperkt het recht van een lid niet om het lidmaatschap te beëindigen naar aanleiding van het genomen besluit.

12. Op welke datum gaat deze privacyverklaring in?

De privacyverklaring gaat in met terugwerkende kracht per 25 mei 2018.

Privacy verklaring BC Level definitief 2019-08-29